Bezpieczne przechowywanie dokumentów księgowych w dobie cyfryzacji
Bezpieczne przechowywanie dokumentów księgowych w dobie cyfryzacji
Szkolenie „Przechowywanie dokumentów księgowych w dobie cyfryzacji” ma na celu zapoznanie uczestników z nowoczesnymi metodami archiwizacji i przechowywania dokumentów księgowych w kontekście dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych. W ramach szkolenia omówione zostaną przepisy prawne dotyczące przechowywania dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a także zasady związane z bezpiecznym i efektywnym zarządzaniem dokumentacją w przedsiębiorstwach.
Program szkolenia:
(rozwiń listę i sprawdź szczegóły lub pobierz program w postaci PDF – POBIERZ📥)
1.1. Rola dokumentów księgowych w działalności gospodarczej.
1.2. Odpowiedzialność przedsiębiorcy i księgowego.
1.3. Konsekwencje błędów w archiwizacji.
2.1. Wymogi wynikające z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości:
• Art. 71 – okres i forma przechowywania dokumentów.
• Miejsce przechowywania dokumentów (biuro, siedziba firmy, usługa zewnętrzna).
2.2. Przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych – terminy (5/10 lat).
2.3. Obowiązek zapewnienia trwałości i integralności danych.
3.1. Wymogi dla podatników rozliczających się na podstawie KPiR:
• Rozporządzenie Ministra Finansów ws. prowadzenia KPiR.
• Przechowywanie dowodów księgowych, faktur, ewidencji.
3.2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – zasady dokumentowania przychodów.
4.1. Elektroniczne przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami.
4.2. Kiedy skan może zastąpić dokument papierowy?
4.3. Polskie regulacje
5.1. Faktura papierowa zeskanowana do systemu – status prawny.
5.2. Wymogi zachowania integralności i czytelności dokumentu.
5.3. Przykłady dopuszczalnych formatów (PDF, TIFF, systemy DMS).
6.1. Dlaczego warto ją mieć?
• Minimalizacja ryzyka podatkowego.
• Dowód należytej staranności.
• Bezpieczeństwo danych.
6.2. Elementy prawidłowej procedury:
• Rejestracja dokumentu.
• Nadanie kategorii.
• Format przechowywania.
• Miejsce (system, serwer, chmura).
• Backup i dostępność.
• Polityka retencji dokumentów.
6.3. Jak wdrożyć procedurę?
• Opracowanie wewnętrznych zasad.
• Przeszkolenie zespołu.
• Wybór odpowiednich narzędzi IT.
• Zawarcie umów z dostawcami usług (chmura, archiwizacja).
6.4. Dochowanie należytej staranności:
• Audyt procesów.
• Kontrola dostępu do dokumentów.
• Ewidencja czynności archiwizacyjnych.
6.5. Ustalenie zasad współpracy z klientami:
• Wspólna polityka archiwizacji.
• Wymiana dokumentów (papier vs elektroniczny).
• Sposób przesyłania i zatwierdzania skanów.
7.1. Warunki uznania skanu za równoważny z oryginałem.
7.2. Obowiązki wobec organów podatkowych.
7.3. Ryzyko w przypadku sporów lub kontroli.
8.1. Kiedy urząd akceptuje elektroniczne kopie dokumentów?
8.2. Przygotowanie firmy do kontroli: segregacja, opisy, dostępność.
8.3. Praktyczne przykłady z życia.
9.1. Dokumenty księgowe: minimum 5 lat (liczone od końca roku obrotowego).
9.2. Kadrowe – do 10, 50 lat (zależnie od roku zawarcia umowy).
9.3. Podatkowe – zgodnie z ordynacją podatkową.
10.1. Czy faktury przechowywane w formie elektronicznej dają prawo do odliczenia VAT?
10.2. Ryzyko braku uznania kosztu przez organ podatkowy.
10.3. Co zrobić, aby uniknąć problemów?
11.1. Najnowsze interpretacje indywidualne KIS w zakresie elektronicznej archiwizacji.
11.2. Wyroki sądów administracyjnych (WSA/NSA).
11.3. Przykłady rozstrzygnięć na korzyść i niekorzyść podatnika.
12.1. Czym jest Krajowy System e-Faktur?
12.2. Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie KSeF.
12.3. Różnice między fakturą ustrukturyzowaną a tradycyjną.
12.4. Planowane terminy obowiązkowego KSeF.
12.5. Jak przygotować firmę na nowy system?
13.1. Lista kontrolna dla przedsiębiorców.
13.2. Checklista wdrożenia elektronicznego systemu przechowywania.
13.3. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.
13.4. Pytania uczestników / analiza przypadków.
Szkolenie: on-line
Termin:
25.04.2025
Godziny:
10:00 – 15:00
Tylko do 18.04. specjalna promocja,
z kodem TAXBRAIN cena szkolenia zostanie obniżona do 440 zł netto / os.
Cena:
550 zł netto
(+ 23% VAT) / os.
Rabat:
10% przy zapisie najpóźniej 2 tygodnie przed szkoleniem
Dodatkowe informacje:
› wydarzenie realizowane na żywo
› aktualności, zmiany, praktyczne podejście
› indywidualne konsultacje z trenerem przez dwa tygodnie po wydarzeniu
› dostęp do nagrania po zakończeniu szkolenia
› certyfikat
Zapisz się na szkolenie w wygodnej
dla Ciebie formie:
Masz pytania odnośnie szkolenia?
Zadzwoń lub napisz nam wiadomość
Opinie uczestników
Główny Księgowy, Prime Project Sp. z o. o.
Ekspert ds. cen transferowych, Wienerberger i Semmelrock
Główna księgowa, NOVO S. A.
Patrycja Kubiesa
Doradca podatkowy numer 13 829.
Członek zarządu Małopolskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Członek zarządu Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego. Head of Shared Service w międzynarodowej grupie kapitałowej.
Trener i praktyk z wieloletnim doświadczeniem w zakresie podatków i rachunkowości. Od lat wspiera przedsiębiorców, księgowych oraz biura rachunkowe w prawidłowym stosowaniu przepisów podatkowych, ze szczególnym uwzględnieniem podatku VAT, fakturowania i rozliczeń w świetle najnowszych zmian legislacyjnych.
Jej szkolenia łączą teorię z praktyką, dając uczestnikom nie tylko wiedzę, ale i gotowe rozwiązania do zastosowania w codziennej pracy.
Patrycja Kubiesa jest ceniona za umiejętność tłumaczenia złożonych zagadnień w prosty, zrozumiały sposób, a także za aktywny, angażujący styl prowadzenia zajęć. Jako ekspert, regularnie współpracuje z instytucjami szkoleniowymi, organizacjami branżowymi i przedsiębiorstwami z różnych sektorów gospodarki.
