1.1. Rola dokumentów księgowych w działalności gospodarczej.
1.2. Odpowiedzialność przedsiębiorcy i księgowego.
1.3. Konsekwencje błędów w archiwizacji.

2.1. Wymogi wynikające z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości:
• Art. 71 – okres i forma przechowywania dokumentów.
• Miejsce przechowywania dokumentów (biuro, siedziba firmy, usługa zewnętrzna).
2.2. Przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych – terminy (5/10 lat).
2.3. Obowiązek zapewnienia trwałości i integralności danych.

3.1. Wymogi dla podatników rozliczających się na podstawie KPiR:
• Rozporządzenie Ministra Finansów ws. prowadzenia KPiR.
• Przechowywanie dowodów księgowych, faktur, ewidencji.
3.2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – zasady dokumentowania przychodów.

4.1. Elektroniczne przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami.
4.2. Kiedy skan może zastąpić dokument papierowy?
4.3. Polskie regulacje

5.1. Faktura papierowa zeskanowana do systemu – status prawny.
5.2. Wymogi zachowania integralności i czytelności dokumentu.
5.3. Przykłady dopuszczalnych formatów (PDF, TIFF, systemy DMS).

6.1. Dlaczego warto ją mieć?
• Minimalizacja ryzyka podatkowego.
• Dowód należytej staranności.
• Bezpieczeństwo danych.
6.2. Elementy prawidłowej procedury:
• Rejestracja dokumentu.
• Nadanie kategorii.
• Format przechowywania.
• Miejsce (system, serwer, chmura).
• Backup i dostępność.
• Polityka retencji dokumentów.
6.3. Jak wdrożyć procedurę?
• Opracowanie wewnętrznych zasad.
• Przeszkolenie zespołu.
• Wybór odpowiednich narzędzi IT.
• Zawarcie umów z dostawcami usług (chmura, archiwizacja).
6.4. Dochowanie należytej staranności:
• Audyt procesów.
• Kontrola dostępu do dokumentów.
• Ewidencja czynności archiwizacyjnych.
6.5. Ustalenie zasad współpracy z klientami:
• Wspólna polityka archiwizacji.
• Wymiana dokumentów (papier vs elektroniczny).
• Sposób przesyłania i zatwierdzania skanów.

7.1. Warunki uznania skanu za równoważny z oryginałem.
7.2. Obowiązki wobec organów podatkowych.
7.3. Ryzyko w przypadku sporów lub kontroli.

8.1. Kiedy urząd akceptuje elektroniczne kopie dokumentów?
8.2. Przygotowanie firmy do kontroli: segregacja, opisy, dostępność.
8.3. Praktyczne przykłady z życia.

9.1. Dokumenty księgowe: minimum 5 lat (liczone od końca roku obrotowego).
9.2. Kadrowe – do 10, 50 lat (zależnie od roku zawarcia umowy).
9.3. Podatkowe – zgodnie z ordynacją podatkową.

10.1. Czy faktury przechowywane w formie elektronicznej dają prawo do odliczenia VAT?
10.2. Ryzyko braku uznania kosztu przez organ podatkowy.
10.3. Co zrobić, aby uniknąć problemów?

11.1. Najnowsze interpretacje indywidualne KIS w zakresie elektronicznej archiwizacji.
11.2. Wyroki sądów administracyjnych (WSA/NSA).
11.3. Przykłady rozstrzygnięć na korzyść i niekorzyść podatnika.

12.1. Czym jest Krajowy System e-Faktur?
12.2. Obowiązki przedsiębiorcy w zakresie KSeF.
12.3. Różnice między fakturą ustrukturyzowaną a tradycyjną.
12.4. Planowane terminy obowiązkowego KSeF.
12.5. Jak przygotować firmę na nowy system?

13.1. Lista kontrolna dla przedsiębiorców.
13.2. Checklista wdrożenia elektronicznego systemu przechowywania.
13.3. Najczęstsze błędy i dobre praktyki.
13.4. Pytania uczestników / analiza przypadków.