KSeF w praktyce – nowa rzeczywistość fakturowania elektronicznego
KSeF w praktyce – nowa rzeczywistość fakturowania elektronicznego
KSeF zbliża się do etapu obowiązkowego wdrożenia, które rozpocznie się 1 lutego 2026 r. dla firm o przychodach powyżej 200 mln zł w 2024 roku, a następnie obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców (od 1 kwietnia 2026 r.)
Aby być gotowym, należy m.in. wyznaczyć administratorów KSeF i osoby do weryfikacji faktur, zapewnić im odpowiednie metody uwierzytelniania (np. podpis elektroniczny), a także przeszkolić pracowników i zaktualizować dane w systemach.
Podczas naszego szkolenia poznasz zasady działania KSeF w wersji 2.0, obejmującej m.in. tryb offline, możliwość załączników, nowy format API oraz uproszczone uwierzytelnianie. Omówimy procesy od nadawania uprawnień i logowania, przez wystawianie i odbieranie faktur, aż po korekty, kursy walut, sankcje i procedury awaryjne.
Szkolenie ma charakter praktyczny i kompleksowy – skupia się na rzeczywistych przypadkach, błędach oraz najlepszych praktykach wdrożenia KSeF w organizacjach różnej wielkości. Uczestnictwo pozwoli zweryfikować w jakim stopniu Twoja spółka jest gotowa na fakturowanie w KSeF oraz jakie działania musisz podjąć, aby uniknąć niepotrzebnych błędów.
Program szkolenia
Moduł I – Wprowadzenie do KSeF i logowanie
1. Cel i rola Krajowego Systemu e-Faktur – podstawowe informacje i zastosowanie systemu.
2. Kto może korzystać z KSeF? – podmioty uprawnione do korzystania z systemu.
3. Jak nadać dostęp do KSeF? – procedura nadawania uprawnień pracownikom i biurom rachunkowym.
4. Zarządzanie uprawnieniami – jak ograniczać zakres dostępu w systemie.
5. Generowanie tokenów, a docelowo certyfikatów – zasady tworzenia i wykorzystania tokenów w KSeF.
6. Metody uwierzytelniania – sposoby logowania do KSeF i ich bezpieczeństwo.
7. Formularz ZAW-FA – jak prawidłowo wypełnić i złożyć zgłoszenie do urzędu skarbowego.
Moduł II – Fakturowanie w KSeF
1.Czym jest faktura ustrukturyzowana? – definicja i format dokumentu.
2. Kiedy należy wystawić fakturę? – omówienie obowiązków fakturowych.
3. Obowiązki związane z fakturami ustrukturyzowanymi – szczegółowe zasady wystawiania.
4. Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium RP – na co zwrócić szczególną uwagę przygotowując się do KSeF:
a. co należy ustalić, aby poprawnie wprowadzić do ksiąg oraz ewidencji VAT (JPK_VAT) transakcję sprzedaży:
🔹rodzaj transakcji (dostawa towarów czy świadczenie usługi),
🔹miejsce świadczenia (na terytorium kraju czy poza terytorium kraju),
🔹moment powstania obowiązku podatkowego (metoda memoriałowa, metoda kasowa),
🔹podstawa opodatkowania.
b. dokumentowanie sprzedaży:
🔹faktury VAT,
🔹faktury VAT RR,
🔹faktury zaliczkowe,
🔹faktury rozliczające zaliczki,
🔹paragony z NIP,
🔹faktury do paragonów,
🔹sprzedaż niefakturowana i poza kasą fiskalną (kiedy i na jakich zasadach),
🔹kody dokumentów sprzedaży na potrzeby JPK_VAT (RO, WEW, FP)
c. ewidencjonowanie – JPK_VAT a KSeF,
d. moment powstania obowiązku podatkowego (znaczenie daty transakcji, daty zapłaty, daty wystawienia faktury dla celów VAT),
e. co to jest data VAT i jaka jest jej rola w JPK_VAT,
f. data wystawienia faktury ustrukturyzowanej – jaka rolę będzie miało pole P1,
g. podstawa opodatkowania, w tym kursy walut dla faktur ustrukturyzowanych ,
h. brak zapłaty za fakturę i co dalej; możliwość zastosowania ulgi na złe długi,
i. korekta faktur – faktury korygujące co zmieni KSeF,
j. brak not korygujących,
k. brak możliwości anulowania faktur VAT wystawionych za pośrednictwem KSeF,
l. co zmieni KSeF w zakresie faktur zaliczkowych i rozliczających.
Moduł III – Zakres podmiotowy KSeF
1. Podatnicy zobowiązani do stosowania KSeF – grupy objęte obowiązkiem.
2. Podatnicy uprawnieni, ale nieobowiązkowi – kto może korzystać dobrowolnie.
3. Zwolnienia z obowiązku – kto nie musi korzystać z KSeF.
4. KSeF a podmioty zagraniczne – uregulowania prawne.
5. Przykłady zastosowania KSeF w praktyce:
🔹Usługi krajowe – faktura do polskiego kontrahenta.
🔹WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
🔹Eksport usług – zasady fakturowania.
🔹WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów.
🔹Faktury wewnętrzne – wystawianie i obsługa.
6. Odbieranie faktur przez nabywców – kanały dostępu i obowiązki.
7. Udostępnianie faktur z KSeF – proces i możliwości.
8. Faktury dla nievatowców – jak działa system w takim przypadku.
9. Kody QR – zastosowanie i oznaczanie faktur.
10. Przepisy epizodyczne – tymczasowe rozwiązania prawne.
Moduł IV – Dane, daty i formaty faktur
1. Data wystawienia faktury – interpretacja w systemie.
2. Data otrzymania faktury – jak i kiedy jest rejestrowana.
3. Termin wystawienia – wymagania prawne.
4. Numeracja faktur – zasady nadawania numerów.
5. Forma numeru – format techniczny.
6. Wygląd faktury – struktura graficzna i techniczna.
7. Pola obowiązkowe – jakie dane musi zawierać faktura.
8. Kluczowe informacje – co musi wiedzieć wystawca.
Moduł V – Przesyłanie i odbieranie faktur
1. Sesja interaktywna – jak działa i kiedy warto z niej korzystać (plusy i minusy).
2. Sesja wsadowa – kiedy lepsze rozwiązanie i jakie ma ograniczenia.
Moduł VI – Problemy techniczne i awarie KSeF
1. Czym jest awaria KSeF – definicje, rodzaje i przykłady.
2. Wystawianie faktur w czasie awarii – procedury awaryjne.
3. Odbieranie faktur w czasie niedostępności – rozwiązania tymczasowe.
4. Studium przypadków – analiza realnych sytuacji awaryjnych.
5. Termin przekazania faktur po awarii – jak nie naruszyć przepisów.
Moduł VII – Kursy walut a KSeF
1. Zasady ogólne przeliczania kursów – podstawa prawna.
2. Kurs w momencie obowiązku podatkowego – jak go ustalić.
3. Kurs z dnia poprzedzającego wystawienie faktury – kiedy go stosować.
Moduł VIII – Faktury korygujące
1. Korekty in minus po stronie sprzedawcy – zasady w systemie.
2. Awaria a korekty – jak postępować przy braku dostępu do KSeF.
3. Korekty po stronie nabywcy – obowiązki i procedury.
4. Korekta przy niedostępności – rozwiązania techniczne i formalne.
5. Noty korygujące – jak działają w środowisku KSeF.
Moduł IX – Sankcje związane z KSeF
1. Kara za brak faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje dla podatnika.
2. Kara za nieprzesłanie faktury po awarii – odpowiedzialność.
3. Brak VAT na fakturze – skutki i sankcje.
4. Powiadomienie o sankcji – jak odbywa się informowanie przedsiębiorcy.
Moduł X – Płatności a faktury ustrukturyzowane
1. Obowiązek oznaczania płatności – kto i kiedy musi to zrobić.
2. Płatności zbiorcze – jak prawidłowo je oznaczać w systemie KSeF.
Szkolenie: online
Termin:
11.12.2025
Godziny:
10:00 – 15:00
Cena:
Przy zapisie do 3.12.2025 r. szkolenie w cenie 450 zł 590 zł netto
(+ 23% VAT) / os.
Dodatkowe informacje:
› wydarzenie realizowane na żywo
› aktualności, zmiany, praktyczne podejście
› dostęp do nagrania po zakończeniu szkolenia
› certyfikat
Zapisz się na szkolenie w wygodnej
dla Ciebie formie:
Masz pytania odnośnie szkolenia?
Zadzwoń lub napisz nam wiadomość
Opinie uczestników
Główny Księgowy, Prime Project Sp. z o. o.
Ekspert ds. cen transferowych, Wienerberger i Semmelrock
Główna księgowa, NOVO S. A.
Patrycja Kubiesa
Doradca podatkowy numer 13 829.
Członek zarządu Małopolskiego Oddziału Krajowej Izby Doradców Podatkowych. Członek zarządu Stowarzyszenia Naukowego Prawa Podatkowego. Head of Shared Service w międzynarodowej grupie kapitałowej.
Trener i praktyk z wieloletnim doświadczeniem w zakresie podatków i rachunkowości. Od lat wspiera przedsiębiorców, księgowych oraz biura rachunkowe w prawidłowym stosowaniu przepisów podatkowych, ze szczególnym uwzględnieniem podatku VAT, fakturowania i rozliczeń w świetle najnowszych zmian legislacyjnych.
Specjalizuje się w tematyce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przygotowując firmy do praktycznego wdrożenia nowych obowiązków i procedur. Jej szkolenia łączą teorię z praktyką, dając uczestnikom nie tylko wiedzę, ale i gotowe rozwiązania do zastosowania w codziennej pracy.
Patrycja Kubiesa jest ceniona za umiejętność tłumaczenia złożonych zagadnień w prosty, zrozumiały sposób, a także za aktywny, angażujący styl prowadzenia zajęć. Jako ekspert, regularnie współpracuje z instytucjami szkoleniowymi, organizacjami branżowymi i przedsiębiorstwami z różnych sektorów gospodarki.
